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Die Arbeitsreserve

Letzter Freitag des Monats, die Frage kommt: « Wie viel haben wir noch zu verrechnen? ». In vielen Dienstleistungsunternehmen entsteht die Antwort aus Tabellen, Erinnerung und Gefühl – und sie kommt zu spät, um noch etwas zu ändern.

Die Arbeitsreserve beantwortet sie an deren Stelle. Sie ist der Auftragsbestand in verrechenbaren Stunden: offene Mandate, verkaufte und noch nicht geleistete Stunden, angebrochene Pauschalen, laufende Supportverträge. Nach Kunde, Mandat und Mitarbeitenden sehen Sie, wie viele Wochen verkaufter Arbeit vor Ihnen liegen – und ob das Team bereits ausgelastet ist oder ob offene Offerten nachgefasst werden müssen.

Demgegenüber trägt jede erfasste Stunde ihre Eigenschaft: verrechenbar oder nicht. Fahrten, interne Sitzungen, Vorverkauf, Weiterbildung, Garantie und Nacharbeiten, Absenzen – alles ist sichtbar. Die Unproduktivitätsquote lässt sich je Mitarbeitenden, Team und Monat ablesen. Es geht nicht um Überwachung: Sie erklärt schlicht die Differenz zwischen bezahlten und verkauften Stunden – der einzige Hebel, der wirklich auf das Ergebnis wirkt.

Dann folgt die Fakturierung, und hier wird Zeit gewonnen. Supportverträge – Abonnemente, Stundenpauschalen, Tickets, Wartung – werden in einem periodischen Lauf verrechnet, mit dem Verbrauchten und dem noch Offenen.

Die Regiestunden gehen denselben Weg: Alle im Zeitraum erfassten Leistungen erscheinen, nach Kunde und Mandat gruppiert und bereit zur Verrechnung. Sie prüfen, nehmen aus, was ausgenommen gehört, und erzeugen die Rechnungen in einem Schritt. Was früher Tage dauerte, ist an einem Vormittag erledigt.

Und vor allem geht unterwegs nichts mehr verloren. Eine vergessene Stunde holt man nie mehr auf: Das ist Marge, die still verschwindet.

« Diesmal passt die Antwort in eine Zahl. »